(趣旨)

第1条　この規程は、法令その他別に定めるもののほか、つがる西北五広域連合(以下「広域連合」という。)の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(事務局長の職務)

第4条　事務局長は、常に文書事務の処理状況に関して調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなくてはならない。

(文書取扱主任等)

第5条　事務局に文書取扱主任及び補助者を各1人置く。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の例式)

第7条　法規文書、公示文書及び令達文書の例式は、別表第1のとおりとする。

(文書の採番方法)

第8条　条例、規則及び訓令の各番号は、暦年による一連番号を付するものとする。

第9条　一般文書の収発番号は、文書収受簿(様式第4号)又は文書発送簿(様式第5号)によってそれぞれ会計年度による一連番号を付するものとする。ただし、これにより難い文書及び軽易な文書については、当該収発番号を省略し、又は号外とすることができる。

(達及び指令記号並びに一般文書に係る収発記号)

第10条　達及び指令記号並びに一般文書に係る収発記号は、次のとおりとする。

(文書の受取及び配付)

第11条　到着した文書は、次に掲げる特殊なもの(以下「特殊文書等」という。)を除き、文書取扱主任が受け取り、開封することなく担当へ配付するものとする。

(文書の収受)

第12条　文書取扱主任は、前条の規定により文書を受け取ったときは、次の取扱いにより文書を収受する。

(文書の返付)

第13条　配付された文書が事務局職員の所管に属さないものであるときは、速やかに文書取扱主任に返付する。

(郵便等に係る料金の未払又は不足の文書の処理)

第14条　到達した文書のうち郵便等に係る料金の未払又は不足のものがあるときは、差出人が官公署であるもの又は事務局長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取るものとする。

(文書の処理方針)

第15条　収受した文書は、すべて事務局長が中心となり、事務局職員に速やかに処理させ、その事案が完結するまでその経過を文書収受簿、文書発送簿又は起案文書等により明らかにしておかなければならない。

(起案)

第16条　事案の処理は、つがる西北五広域連合起案用紙(様式第8号。以下「起案用紙」という。)により行い、2枚目以降は、つがる西北五広域連合起案補充用紙(様式第9号)を用いるものとする。

(起案の要領)

第17条　起案用紙には、決裁区分、文書分類番号、保存期間、起案年月日等所定事項を必ず記載するものとする。

(発信者名)

第18条　発信者名は、広域連合長名をもってしなければならない。ただし、法令又は条例、規則若しくは訓令(以下「法令等」という。)の規定により、職務権限を有する者は、その者の職名又は職氏名を用いるものとする。

(宛名の敬称)

第19条　文書の宛名に用いる敬称は、原則として「様」を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(主管の課等の表示)

第20条　施行する文書には、主管の課等の名称を当該文書の末尾に表示しなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容上、表示することが適当でないものにあっては、この限りでない。

(起案文書の回議、決裁及び合議等)

第21条　起案文書は、担当者から必要に応じて関係職員に回議し、順次所属の上司を経て決裁権限者の決裁を受けなければならない。

(合議文書の取扱い)

第22条　合議文書の事項について異議のないときは、認印をし、直ちに主管の課又は課内室に回付しなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第23条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記入して、第15条から第22条までの規定に準じて処理しなければならない。

(緊急処理すべき事案の取扱い)

第24条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続をとる時間のない事案は、直ちに口頭により決裁を受けて措置することができる。この場合においては、事後に第15条から第22条までの規定に準じて正規の手続をとらなければならない。

(公印の押印等)

第25条　文書には、その発信者名に公印を押印し、かつ、1件ごとに原議と契印しなければならない。ただし、印刷物、軽易な文書又は文書の性質上不要と認めるものは、公印及び契印を省略することができる。

(文書の発送手続)

第26条　文書の発送をしようとするときは、文書発送簿に登載の上、所定の時刻までに文書取扱主任に回付しなければならない。

(文書の整理及び保存等の原則)

第27条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の保管及び保存)

第28条　未処理の文書は、一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(保存等の文書の把握)

第29条　事務局長は、必要の都度、文書の保管及び保存の状況を文書取扱主任に報告させて、保管及び保存の文書の把握に努めなければならない。

(即時廃棄)

第30条　文書のうち、その事案が軽易かつ一時的であり、将来の事務処理上、全く必要としないものは、これを即時廃棄することができる。

(一斉廃棄)

第31条　事務局長は、毎年1回以上書庫整理のため、保存期間の完了した文書を一斉に廃棄するよう文書取扱主任に指示しなければならない。

(廃棄の手続)

第32条　前条の規定により文書を廃棄するときは、あらかじめ廃棄文書の一覧を事務局長に提出しなければならない。

(廃棄の方法)

第33条　公文書の廃棄は、焼却を原則とする。ただし、印影等の悪用その他の不正使用のおそれがないものについては、裁断その他の処理をして廃棄することができる。

(書庫の管理)

第34条　書庫は、常に防火、防湿、防虫に留意し、文書管理上適切な処置を講じなければならない。

(補則)

第35条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、広域連合長が別に定める。